Интегрированная УИС на предприятиях с функциональной организационной структурой
Дитгер Хан 'ПиК: Планирование и контроль: концепция контроллинга'
V. Организация и автоматизированная обработка информации в системе ПиК
2. Автоматизация обработки информации в системе ПиК
2.3. Интегрированная УИС на предприятиях с функциональной организационной структурой
2.3.1. Общие положения
На рис. 198 схематично показана укрупненная принципиальная структура УИС для предприятий с функциональной организацией.
Рис. 198. ПиК в рамках интегрированной УИС на предприятии с функциональной организационной структурой
На схеме предприятие представлено как некоторый активный целеориентированный центр мероприятий, действующий на базе имеющегося потенциала. Круги - это три основополагающих функциональных подразделения промышленного предприятия: снабжение, производство и сбыт. Перекрывающиеся площади кругов обозначают складские функции, т.е. функцию складирования материалов и функцию складирования готовой продукции. Эти функциональные области охватываются учетом и другими административными функциями.
Существенные виды деятельности или их комплексы в рамках функциональных областей даны прямоугольниками, а взаимосвязи между ними изображены линиями. С точки зрения электронной обработки данных эти комплексы задач могут быть определены как программы работ для функциональных областей и тем самым как части банка базовых моделей по обработке заказов и документированным расчетам.
Программы работ представляются в рамках соответствующих им подразделений, например, расчеты заявок на приобретение можно найти в отделе снабжения, обработку внешних заказов - в отделе сбыта, а бухгалтерский учет дебиторской задолженности - в отделе экономики и финансов. Однако все задачи могут быть также представлены в виде цепочки процессов (процедур), переплетающихся с другими цепочками.
В централизованном или децентрализованном банке базовых данных хранятся все существенные данные, предназначенные для использования на исполнительском уровне в текущей работе предприятия. В этом банке данных хранятся в первую очередь фактические, однако отчасти и плановые значения показателей.
Поскольку банк данных строится в таком случае по функциональным областям деятельности предприятия, то в нем можно выделить файлы данных отделов снабжения, производства, сбыта, экономики и финансов (учета). Внутри функциональных блоков можно и дальше структурировать данные, например, для отдела снабжения это будут файлы основных данных по поставщикам, заявкам на приобретение, покупным комплектующим, а также файлы движения складских запасов и т.д. По этому перечню видно, что файлы можно структурировать еще по одному критерию: на основные (постоянные) и изменяемые. Содержание основных данных изменяется только изредка (например, блок основных данных по поставщикам), а содержание динамических блоков данных изменяется непрерывно (например, блок данных по запасам товаров, блок данных по кредиторам).
В банке управленческих данных хранится самая важная для руководителей всех подразделений информация, чаще всего в форме показателей. Естественно, наибольшее значение здесь имеют финансово-экономические показатели.
Банк управленческих моделей содержит рабочие программы для подготовки управленческой информации и для программируемых видов деятельности.
Банки управленческих данных и моделей отдела экономики и финансов могут быть созданы в рамках системы ПиК, как это представлено в части II книги. Интегрированная УИС в первую очередь определяется качеством концепции ПиК, принятой индивидуально конкретным предприятием, поскольку электронная обработка данных остается всего лишь инструментом исполнения. Интегрированна УИС позволяет делать прямые запросы за счет децентрализованной конфигурации терминалов, причем для руководителей всех уровней должен быть разработан и внедрен каталог информации, которую можно запросить в любой момент. При использовании объединенных в сеть диалоговых систем со своими ЭВМ на базе генерального (общего) банка управленческих данных, а также дополнительных специфических для каждого рабочего места мини-банков управленческих данных и моделей появляется возможность плановых и контрольных расчетов, разработки планов, отчетов и прогнозов, подготовки документальной информации непосредственно на рабочем месте.
2.3.2. Процесс обработки данных в интегрированной УИС
Банк базовых данных содержит входную информацию для банка базовых моделей. Поступающие данные обрабатываются рабочими программами, а выходная информация передается обратно в банк базовых данных. Информация, хранившаяся до сих пор в банке данных, либо удаляется (например, старый адрес клиента), либо сравнивается с новыми данными (сравнения типа план-факт, факт-факт, план-план за разные периоды), либо расширяется за счет этих новых данных. Полученные таким образом новые данные предназначены преимущественно для исполнительского уровня в качестве рабочей документации.
Для того чтобы получить на основании этих исполнительских данных управленческие данные, их следует подвергнуть обработке специальными программами обобщения данных, и тогда они уже в обобщенном виде послужат материалом для управления на различных ступенях иерархии предприятия.
Такая обработка данных, прежде всего обобщение плановых и фактических показателей из банка базовых данных и возникающих на каждом уровне управления прогнозных и плановых показателей, является задачей банка управленческих моделей. Рабочие программы банка управленческих моделей создают для всех уровней управления обобщенную соответствующим образом периодическую стоимостную и нестоимостную (количественную) управленческую информацию, планы и контрольные документы, периодические (регулярные) и нерегулярные, выполняемые по мере надобности, альтернативные плановые расчеты. Если в подразделениях к центральной ЭВМ дополнительно подсоединены микрокомпьютеры (ПК), то на каждом уровне иерархии ЭВМ появятся специальные банки управленческих моделей и данных, предназначенные для решения соответствующих специфических задач. Необходимый для этого банк управленческих данных на предприятиях с функциональной организационной структурой в принципе является централизованным, за исключением случаев, когда на крупных предприятиях либо децентрализованы места размещения производств, либо частично децентрализована правовая структура (например, юридически самостоятельный завод), либо различные уровни вычислительной иерархии имеют специфические дополнительные накопители (например, магнитные ленты или дискеты) для определенных вычислительных машин; тогда они соединяются через вычислительную сеть.
Очевидно, что при создании интегрированной УИС устраняется негативное воздействие в большей или меньшей степени искусственных границ между подразделениями. Информационные потоки в интегрированной системе становятся естественным отражением действительных содержательных взаимосвязей всех процессов на предприятии, как это показано на схеме при помощи кружков, изображающих цепочки процессов.
2.3.3. Ориентированные на прибыль и ликвидность ПиК в рамках УИС
В правой части рис. 198 обозначен выход системы ориентированных на прибыль и ликвидность плановых и контрольных расчетов в рамках интегрированной УИС. Выбранная пирамидальная форма представления показывает, что плановые и контрольные расчеты могут быть проведены для всех подразделений предприятия. Однако здесь будут рассматриваться только планирование и контроль в системе финансово-экономических расчетов. Речь идет об информации, предоставляемой регулярно и по мере надобности.
Из хранящейся в файлах информации при помощи программ обобщения данных, а при работе с плановыми (целевыми) показателями отчасти и при помощи программ оценки данных, в рамках интегрированной УИС вызываются или распечатываются следующие периодические показатели ПиК:
(1) показатели ПиК предприятия в целом (ключевые плановые и контрольные показатели): планы производственного результата, плановые балансы, планы прибылей и убытков, финансовые планы, а также в сокращенном виде:
планы издержек, выручки и сумм покрытия по продуктовой программе (продуктовым группам), рынкам, крупным проектам в разрезе отделений;
(2) показатели ПиК отделений:
планы издержек, выручки, сумм покрытия (иногда имущества) по продуктовой программе (продуктовым группам), рынкам, проектам в разрезе подразделений;
(3) показатели ПиК подразделений:
планы издержек, выручки, сумм покрытия (иногда имущества) по продуктовым группам, рынкам, крупным клиентам, проектам в разрезе отвечающих за их выполнение категорий персонала;
(4) показатели ПиК групп персонала (например, продавцов):
планы издержек, выручки, сумм покрытия (иногда имущества) по продуктовым группам, продуктам, заказам, региональным рынкам, клиентам.
Информация по стратегическому планированию, прежде всего по планированию отдельных продуктов и продуктовых программ и программ потенциала хранится частично только в банке управленческих данных. Она охватывает различные проекты, иногда альтернативные проекты и данные по потенциальным проектам. Используя имитационные и оптимизационные модели из банка управленческих моделей, например балансовые модели или комплексные общефирменные модели, определяют воздействие изменений производственных программ и потенциала, или воздействие изменений некоторых позиций в расчетах прибыли и финансов на высшие монетарные (стоимостные) цели предприятия, что может служить основой для принятия необходимых решений высшим руководством предприятия.
В рамках системы показателей оперативного планирования, а также планирования результата (прибыли) и финансового планирования на уровне предприятия в целом система ПиК позволяет при использовании соответствующих моделей спрогнозировать для руководителей последствия принимаемых ими решений. Так, высшее руководство может поручить сделать за короткое время расчеты, показывающие последствия влияния изменений цен на продукты, изменений заработной платы, стоимости материалов и других затрат на производственный и балансовый результат.
