Этапы развития автоматизированных информационных систем
Дитгер Хан 'ПиК: Планирование и контроль: концепция контроллинга'
V. Организация и автоматизированная обработка информации в системе ПиК
2. Автоматизация обработки информации в системе ПиК
2.1. Этапы развития автоматизированных информационных систем
С учетом решаемых задач и форм реализации автоматизированных информационных систем (АИС) можно выделить два основных этапа их развития:
(1) автоматизированная обработка и учет заказов (договоров) в качестве интегрированной АИС = расчетные системы;
(2) АИС ПиК как концептуальная основа интегрированной информационно-управляющей системы.
В зависимости от объема охватываемых АИС задач на предприятии можно различать целостные системы и их части (подсистемы). Соответствующим образом подготовленные числовые данные образуют подсистемы, или субсистемы, входящие в общую систему расчетов или в единую информационно-управляющую систему, в которой все задачи предприятия решаются на основе учета количественных данных, ориентированных либо на прошлое, либо на будущее.
На обоих этапах развития АИС программирование определенных решений осуществляется для заранее предусмотренных ситуаций на базе конкретных исходных данных. Таким образом, в обоих случаях речь вдет о диспозитивных системах, причем прежде всего в информационно-управляющих системах подготавливаются и не программируемые решения из области задач управления предприятием. В обеих системах, кроме того, требуется проведение интегрированной обработки данных с экономических позиций, что обусловливает наличие определенных предпосылок.
Первая предпосылка: данные по возможности должны учитываться автоматически на месте их первичного возникновения.
Вторая предпосылка: входные данные в окончательной форме, пригодной для обработки в компьютере, должны быть получены так, чтобы все операционные процессы протекали по возможности без регулирующего вмешательства. Это в свою очередь предполагает создание соответствующим образом организованной базы данных.
Третья предпосылка: все расчеты показателей должны осуществляться по возможности также в ходе непрерывно организованного процесса или его отдельных этапов, которые можно провести в любой момент.
Все эти вопросы относятся к программированию, а значит, и к связанным с ним банкам данных ( составление программ управления базами данных, доступа к ним и их использования), а также касаются характеристик мощности компьютеров.
2.1.1. Автоматизированная обработка и учет заказов (договоров) как интегрированная информационная система (учетно-расчетная система)
Системы, ориентированные на автоматизированное выполнение расчетных задач с целью обработки заказов (договоров) и связанных с ними документированных расчетов, возникли тогда, когда на большую ЭВМ были переложены отдельные, закрепленные за конкретными исполнителями рабочие операции по обработке данных, выполнявшиеся до того вручную или на обычных счетных машинах. Машины первого и второго поколений в определенном смысле были предназначены для выполнения именно таких технических задач. Они были ориентированы исключительно на использование перфокарт и перфолент, поэтому обеспечивали только последовательный доступ к данным.
Частные задачи типа управления складскими запасами или учета счетов сначала рассматривались изолированно, отдельно программировались и опирались на свои локальные картотеки или базы данных. Связи со смежными блоками задач учитывались лишь в ограниченном масштабе. Таким образом возникли изолированные островки обработки данных. Массовые данные обрабатывались при помощи программирования рутинных рабочих операций на основе отчасти повторного учета этих данных, а затем представлялись иногда в форме отчетов.
На следующем этапе произошла интеграция обработки взаимосвязанных областей, например, задачи продажи со склада стали рассматриваться вместе с соответствующим расчетным блоком из системы финансово-экономических расчетов.
В итоге в настоящее время усилия направлены на то, чтобы создать глобальные, или всеобъемлющие автоматизированные расчетно-учетные системы, ориентированные на расчетные задачи, на базе применения компьютеров нового поколения с запоминающими устройствами прямого доступа. При этом обеспечивается интегрированная машинная обработка заказов, начина с учета заявки клиента, и далее расчетов складских запасов, загрузки мощностей и определения сроков, а также расчетов затрат, балансовых и финансовых показателей.
Кроме того, на этой основе получают данные для отчетности за прошлые периоды и проводят документальный учет, предписанный законодательством. В подразделениях предприятия в конце концов рассматриваются отдельные плановые данные и выполняются плановые расчеты, например, обсчитываются сбытовые программы, технологические процессы, плановые затраты. Такой подход к развитию автоматизации расчетов обусловливается возможностями объединения вычислительных систем в сети. При этом отдельные, децентрализованные диалоговые станции в подразделениях оборудованы своими ПЭВМ, что позволяет использовать их как в качестве небольшой независимой ЭВМ, так и в качестве устройства (терминала) ввода-вывода данных центральной ЭВМ. Соответствующий сотрудник, таким образом, может не только самостоятельно запускать в режиме диалога центральные программы документированных расчетов и отслеживать их выполнение, но отбирать и запоминать необходимые промежуточные данные, самостоятельно, т.е. без подключения к центральной ЭВМ, анализировать их при помощи локальных универсальных или специальных программ. Диалоговые станции со своими ЭВМ способствуют реализации процесса поэтапной надстройки общей системы, ориентированной на выполнение расчетных задач, за счет объединения в общую сеть все новых островков обработки данных.
В настоящее время заказы обрабатываются в рамках концепций интегрированного автоматизированного производства (Computer Integrated Manufacturing - CIM) и интегрированного автоматизированного предприятия (Computer Aided Industry - СIА).
2.1.2. Автоматизированные системы ПиК - интегрированные управленческо-информационные системы
Если устройства электронной обработки данных используются не только для проведения машинной интегрированной обработки заказов и подготовки отчетности (документированных расчетов), но и для машинных интегрированных расчетов по планированию и контролю, то можно говорить о появлении инструмента управления на базе ЭВМ. Такой инструмент будем в дальнейшем называть управленческо-информационной системой, или интегрированной управленческо-информационной системой.
2.1.2.1. Характеристика системы и возможности ее дальнейшего развития
Автоматизированная интегрированная управленческо-информационная система (УИС) позволяет:
УИС предполагает создание всеобъемлющей системы расчетов и интегрирует информационную систему, ориентированную на прошлые периоды, с информационной системой, ориентированной на будущее. От системы расчетов она отличается прежде всего по двум пунктам:
Планово-контрольная система на базе ЭВМ должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к системам планирования. Обработка данных, таким образом, должна осуществляться:
Особое внимание следует обратить на защиту данных.
Основная функция такой информационной системы состоит в обеспечении сотрудников комплексной информацией, необходимой для выполнения возложенных на них задач, прежде всего задач управления.
УИС предполагает разработку индивидуально для каждого предприятия глобальной или локальных систем ПиК. Кроме того, чтобы ее реализовать, требуются специальные инструменты для записи и обработки данных - банки данных и банки моделей (банки методов), сети и иерархически организованные системы вычислительных машин, ориентированных на работу в диалоговом режиме.
На рис. 194 показано, что полученная машинным способом информация управленческого и исполнительского характера и автоматически выполняемые управленческие и исполнительские функции на верхнем уровне руководства и в подразделениях предприятия могут быть только частью УИС предприятия. Доля программируемых видов управленческой деятельности (прежде всего директивы для исполнения, выдаваемые в машинном виде) уменьшается в иерархии уровней управления предприятия в направлении снизу вверх.
Рис. 194. Информация и процесс ее переработки в рамках интегрированной УИС
Только на промышленных предприятиях с очень простой организационной структурой или для полностью описываемых подзадач можно использовать полностью автоматизированные плановые, регулирующие и контрольные информационные системы с целью управления материально-вещественными и стоимостными процессами. В технических областях автоматизация конструкторских и производственных процессов на базе САПР и станков с ЧПУ позволяет выполнять во все увеличивающемся объеме часть задач с использованием АИС, а в экономических областях возможности программирования управленческой деятельности ограничены, по меньшей мере на верхних уровнях управления. В дальнейшем значение интегрированных систем будет обусловлено возможностью использования ЭВМ для реализации все более комплексных экономико-математических моделей с целью подготовки и обоснования принимаемых решений.
Наряду с дальнейшим развитием реализуемых на базе ЭВМ моделей для подготовки и принятия решений по относительно хорошо структурированным проблемам в последнее время усилия направлены на решение задач обработки при помощи ЭВМ слабо структурированных проблем.
Слабо структурированные проблемы принятия решений характеризуются неопределенностью относительно вида и количества влияющих на принятие решений факторов, а также взаимосвязей между ними и, как правило, требуют привлечения на предприятие сторонних экспертов для подготовки и разработки подходов к решению. В качестве вспомогательного инструмента при этом используются экспертные системы.
При рассмотрении экспертных систем речь идет в первую очередь об автоматически работающих в режиме диалога на базе ЭВМ моделях типа "если ..., то ...", разрабатываемых с целью анализа, а при необходимости и целевой структуризации заданных комплексов задач на основе специального банка знаний.
Экспертные системы, часто называемые также системами, основанными на использовании баз знаний, представляют собой, таким образом, специфические компьютерные программы. Они осуществляют в рамках узко ограниченной области применения учет, хранение, обработку и передачу профессиональных знаний экспертов для анализа, диагностики и решения проблем.
Компетентность экспертов выражается в предметных знаниях (факты, законы) и опыте, в определенных обстоятельствах характеризующемся еще и неопределенностью, или в "нечетких" знаниях (эвристических, обобщенных предположениях, аналогиях). При этом экспертные системы отличаются от обычного программного обеспечения тем, что в них выделяются и подготавливаются знания о специфической области применения (например, о планировании и регулировании производства) в отличие от общих, зависящих от области применения знаний, касающихся решения определенной проблемы (например, представленных в виде алгоритмов).
Экспертные системы состоят в принципе из нескольких функциональных элементов. Сущность экспертных систем определяют элементы знаний, или база знаний, и элементы решения проблем. Дополнительными элементами являются элемент получения знаний, элемент методического характера, а также диалоговый элемент.
Экспертные системы до сих пор используются только в узко ограниченных областях. Кроме того, их увязка с уже имеющимися системами на базе ЭВМ и с другими экспертными системами - все еще проблема, так что внедренные системы часто представляют собой лишь островки решений. Только когда эти пограничные технические проблемы будут решены, экспертные системы станут соответствующими элементами в рамках реализации концепций автоматизированного производства и предприятия (CIM- и CIA-концепций).
Поскольку знания у эксперта постоянно совершенствуются, большую проблему представляет необходимость постоянной актуализации базы знаний. Самообучающиеся экспертные системы находятся еще на стадии разработки и не могут пока использоваться в коммерческих целях.
2.1.2.2. Планирование и контроль, ориентированные на результат и ликвидность, как субсистема интегрированной УИС
Идеал всеобъемлющей интегрированной модели предприятия, содержащей все целевые и инструментальные переменные по планированию, контролю и регулированию, практически недостижим для крупного предприятия. Однако нельзя довольствоваться только созданием на предприятии островков учета и обработки данных при помощи ЭВМ. Даже если вначале невозможно достичь полной интеграции, которой всегда будет соответствовать лишь частична автоматизация, на предприятии будут "работать" ограниченные области, для которых можно предложить интегрированную обработку информации. Речь идет о локальных субсистемах, которые формируются по отдельности, и в дальнейшем могут быть объединены в замкнутую информационную сеть, в которой получают большое количество управленческой информации и в определенном объеме происходит машинная подготовка принимаемых решений. В связи с этим функциональные взаимосвязи между субсистемами должны быть учтены уже на первой фазе реализации, и должна существовать принципиальная концепция создания глобальной системы.
Для интегрированной обработки информации особенно подходят плановые и отчетные показатели производственного и финансового учета и отклонения фактических показателей от плановых, представляемые в качестве инструмента управления. Плановые и контрольные расчеты, ориентированные на прибыль и ликвидность, образуют субсистему единой интегрированной УИС, а на предприятиях, работающих в условиях рынка и имеющих в качестве стоимостных целей верхнего уровня увеличение прибыли и обеспечение ликвидности, - центральную информационную субсистему, которая в конечном счете служит стержнем целевой интеграции и координации всех остальных подсистем.
С учетом взаимозависимости между подразделениями предприятия при внедрении современных компьютеров и использовании системы плановых контрольных показателей можно создать интегрированную информационную систему, в которой информация будет вводиться по возможности только один раз и затем регулярно или по мере надобности использоваться. Хранение и использование информации могут проводиться как централизованно, так и децентрализованно на различных уровнях предприятия, если в основу этого положена единая концепция создания банков данных и моделей. Цели и принципиальная структура системы ПиК не изменяются при внедрении ЭВМ. Конечно, использование комплексных устройств обработки данных влияет на организацию процессов и методы управления. Это справедливо как для традиционных больших ЭВМ, так и для иерархически организованных вычислительных машин с децентрализованными сетями обработки данных и диалоговыми станциями на уровне подразделений. Особая гибкость системы ПиК и расширение сферы информационного обслуживания достигаются при передаче результатов обработки данных непосредственно в первичные структурные единицы.
