Специфические субъекты ПиК
Дитгер Хан 'ПиК: Планирование и контроль: концепция контроллинга'
V. Организация и автоматизированная обработка информации в системе ПиК
1. Организация ПиК
1.1. Специфические субъекты ПиК
1.1.1. Штабной или центральный отдел планирования на предприятии
Эти отделы обслуживают прежде всего высшее руководство предприятия, а также руководителей других подразделений при осуществлении ими плановой и контрольной деятельности.
В то время как штабной отдел планирования на предприятии выполняет исключительно задачи консультационного характера, центральный отдел планирования обладает также директивными полномочиями.
Такие централизованные службы планирования на предприятии наряду с разработкой и дальнейшим совершенствованием системы ПиК могут выполнять перечисленные ниже задачи:
(1) Формальные задачи:
Формальные требования фиксируются во внутрифирменных справочниках, или регламентах по планированию и контролю в форме плановых директив и планов-графиков.
(2) Содержательные задачи:
Поддержка руководителей и их помощников при подготовке и проведении работ по составлению планов и их контролю.
В качестве единой информационной базы центральный отдел планирования на предприятии представляет материалы по анализу и прогнозам динамики состояния внешней среды, а также по анализу деятельности предприятия.
Чтобы облегчить процесс составления планов для высших руководителей предприятия и отделений, можно сформулировать предварительные цели. Руководители и другие работники служб управления могут в случае возникновения сложных проблем при планировании, например при оценке альтернативных проектов планов, прибегнуть к помощи внешних консультантов. Текущий контроль за ходом реализации планов и представление данных об отклонениях осуществляются централизованно. Однако ни в коем случае не следует отстранять руководителей верхнего уровня и их помощников на самом предприятии и в его подразделениях от составления текущих планов и тем более от их согласования, анализа причин отклонений и разработки предложений по корректировке планов и поручать эти работы только сотрудникам центрального отдела планирования. Разработка, согласование и доведение планов до исполнителей - задачи линейных и (или) ключевых и координирующих подразделений; вспомогательный управленческий персонал только оказывает поддержку при разработке и контроле планов. Причем стратегические планы, в первую очередь имеющие высокую степень конфиденциальности (например, если есть потенциальна возможность приобретения доли какого-либо предприятия), разрабатываются исключительно в центральном отделе планирования, который в зависимости от поставленной задачи привлекает специалистов из других подразделений.
Подготовка генеральных целевых планов и стратегических решений для высшего руководства есть ключевая содержательная задача, стоящая перед лучшими специалистами центрального отдела планирования. При этом предполагается, что такие специалисты, кроме прочего, знают основные разделы общефирменного плана, составленного в рамках системы скользящего планирования.
Координация разделов плана и разработка сводного плана.
Обязательно содержательное согласование разделов плана на конференциях по планированию и составление сводного плана, как правило, путем проведения нескольких плановых циклов, частично на основе моделирования при помощи ЭВМ.
Поскольку все объемные и временные планы, для того чтобы быть оцененными с точки зрения финансовых результатов, принимают форму планов издержек, выручки и при необходимости имущества (средств), а ключевые монетарные показатели приводятся в сводных общефирменных планах калькуляционного и балансового результата, координация этих разделов плана, а также связанного с ними контроля неизбежно осуществляется в рамках общефирменного планирования результата (прибыли). Все эти или только некоторые задачи центрального отдела планирования на предприятии могут быть возложены и на отдел контроллинга.
1.1.2. Отдел контроллинга и финансовый отдел
Отдел контроллинга и финансовый отдел могут рассматриваться как специфические субъекты ПиК, ориентированного на показатели результата (прибыли) и ликвидности. Важнейшие задачи отдела контроллинга в настоящее время состоят в выполнении специфических функций ПиК с главной целью - обеспечить получение оптимальной прибыли, а важнейшие задачи финансового отдела - решение специфических задач ПиК с главной целью - обеспечить ликвидность.
Таким образом, на отдел контроллинга и финансовый отдел возлагается реализация различных элементов ПиК, иногда сюда входит проведение первичного учета и решение некоторых административных задач, например страхование.
На основе рассмотренной системы ПиК задачи отдела контроллинга и финансового отдела детально могут быть описаны, как показано ниже, причем данный перечень задач может быть изменен или дополнен индивидуально для каждого предприятия:
(1) Задачи отдела контроллинга (в первую очередь ориентированы на результат):
а) содействие принятию решений при разработке и утверждении текущих планов, т.е. активное участие:
Консультирование и самостоятельное проведение специальных экономических исследований:
б) координация разделов плана и разработка сводного монетарного плана, а при необходимости плана в натуральном выражении; ответственность за проведение на уровне предприятия в целом:
долгосрочного и краткосрочного планирования калькуляционного и балансового результата (прибыли);
долгосрочного производного финансового планирования (совместно с финансовым отделом);
в) осуществление ориентированного на результат контроля:
контроля прибыли в рамках текущих планово-контрольных расчетов и содействие в проведении контрольных проверок;
г) внутрифирменное информационное обеспечение - подготовка сводок плановых и контрольных показателей для руководителей и специалистов подразделений, участвующих в процессах планирования и контроля.
Внешнее информационное обеспечение заинтересованных субъектов о ситуации с прибылью и динамике развития;
д) принятие решений или участие в принятии решений относительно системы, методов и организации контроллинга, прежде всего касающихся системы планирования и отчетности и использования для этих целей ЭВМ.
(2) Задачи финансового отдела (в первую очередь ориентированы на ликвидность):
а) консультирование при составлении и утверждении текущих планов, прежде всего при планировании генеральных целей, иногда и при разработке определенных стратегических планов;
б) финансовое планирование и финансирование:
в) проведение ориентированного на ликвидность контроля:
г) внутрифирменное информационное обеспечение, касающееся ситуации с ликвидностью и ее динамики;
внешнее информационное обеспечение, касающееся экономического и прежде всего финансового развития в рамках поддержания связей с банками, отслеживания ситуации на рынках капитала.
(3) Задачи отдела контроллинга, финансового отдела или другой обособленной службы.
Нижеприведенные задачи могут быть возложены как на отдел контроллинга, так и на финансовый отдел или могут быть переданы другому отделу, подчиняющемуся непосредственно высшему органу управления и отвечающему за всю систему финансово-экономических расчетов на предприятии в целом:
Еще раз следует отметить, что на отдел контроллинга могут быть возложены все формальные задачи центрального отдела планирования на предприятии, а также разработка материалов по прогнозированию и анализу динамики состояния внешней и внутренней среды предприятия.
Отдел контроллинга, таким образом, становится главным координатором общефирменного функционального и бизнес-планирования, долгосрочного и краткосрочного планирования. Кроме того, он обеспечивает обратную связь планирования и контроля; отвечает за получение оптимального финансово-экономического результата и с этой целью занимается подготовкой соответствующей управленческой информации для руководителей всех уровней предприятия, для чего использует базу показателей системы экономических расчетов. Ему может быть подчинен или только внутренний учет, или весь учет, а при необходимости и другие административные функции.
В настоящее время преимущественно на крупных предприятиях проявляется тенденция передавать подготовительные и координационные работы процесса стратегического планирования из отдела контролллинга в центральный отдел стратегического планирования предприятия с подчинением последнего правлению или только председателю правления предприятия.
1.1.3. Комиссии (комитеты) и проектные группы
Для проведения процессов планирования в целом или его разделов: планирования генеральных целей, стратегического, оперативного планирования, а также общефирменного планирования прибыли и финансового планирования - могут быть образованы специальные комиссии (комитеты). К работе в этих организационных единицах, создаваемых на длительный срок, в зависимости от конкретных проблем привлекаются различные руководители и вспомогательный управленческий персонал, причем сами комиссии по планированию могут наделяться разными полномочиями. Такие комиссии проводят конференции (совещания) по планированию и контролю. Возможно проведение специальных совещаний для анализа данных об отклонениях от плана, на которых руководители и специалисты вырабатывают представления о плановых целях и мероприятиях, делают соответствующие доклады и обсуждают их, рассматривают альтернативные варианты планов и координируют действия по их реализации. Необходимую документацию должен готовить центральный отдел планирования или отдел контроллинга, а при необходимости плановые комиссии.
Важнейшими задачами совещаний по планированию являются утверждение и доведение планов до руководителей линейных и функциональных подразделений предприятия. При утверждении планов необходимо участие по меньшей мере руководителей соответствующего уровня, которых эти планы касаются непосредственно.
Персональный состав участников совещаний по планированию зависит от организационной структуры предприятия и принципов управления им, а также от соответствующего объекта планирования. На предприятии с функциональной организационной структурой в состав комиссии и тем самым для участия в совещаниях по планированию, касающихся вопросов планирования генеральных целей, стратегического, оперативного планирования, планирования прибыли и финансового планирования для уровня предприятия в целом, входят:
В целом при решении задач функциональных подразделений представители высшего руководства принимают участие только в совещаниях по подготовке и утверждению планов своего направления. На предприятии с дивизиональнальной организационной структурой в состав комиссии могут входить:
при проведении горизонтальных плановых совещаний (по определенным функциям):
при проведении вертикальных плановых совещаний (по отделениям и дочерним предприятиям):
Полностью централизованное планирование также возможно лишь для определенных комплексов, например крупных объектов стратегического планирования. При решении вопроса о соотношении централизации и децентрализации в планировании определяющее значение имеет принципиальное регламентирование полномочий по принятию решений и подчиненности для субъектов планирования в подразделениях предприятия, а кроме того, важную роль играют вид и значимость соответствующего объекта планирования.
Состав участников совещаний (конференций) по контролю, называемых по психологическим причинам совещаниями (конференциями) по обсуждению финансово-экономических результатов, следует в принципе формировать так же, как и для совещаний по планированию, независимо от того, организовано предприятие по функциональному или дивизиональному принципу. Это вытекает из взаимосвязи планирования и контроля.
Часто совещания по планированию являются одновременно совещаниями по финансово-экономическим результатам, в ходе которых проводится анализ развития за прошедшие периоды.
Как показывают эмпирические исследования, в процессе планирования высшее руководство предприятия и менеджеры подразделений занимаются преимущественно идентификацией проблем, доведением (распределением, постановкой) плановых заданий и утверждением планов. Прочие формальные координационные задачи возлагаются на центральный отдел планирования или контроллинга и частично децентрализованные плановые отделы подразделений. Работа в рамках комиссий по планированию широко используется в настоящее время в хозяйственной практике предприятий промышленности и торговли.
Проектное планирование и отчасти контроль за реализацией проектов осуществляются обычно особыми, проблемно-ориентированными проектными группами. Такие группы - это структурные единицы, создаваемые на длительный срок для решения специальных задач. Если речь идет о мультифункциональных проектах, то в состав проектных групп могут входить представители всех подразделений предприятия. Для крупных мультифункциональных проектов в каждом случае членом проектной группы должен быть сотрудник отдела контроллинга или центрального отдела планирования, чтобы прежде всего можно было обеспечить согласование проектов с общефирменным планом результатов и финансовым планом. Для крупных стратегических проектов участником проектной группы при обсуждении соответствующих вопросов является также руководитель центрального отдела стратегического планирования. Междисциплинарный состав участников проектной группы обеспечивает использование обширных знаний и принятие необходимых обоснованных решений. Утверждение проектных планов и частично контроль за реализацией проектов осуществляются в принципе на совещаниях по планированию и контролю в рамках текущего общефирменного планирования или на специальных совещаниях по стратегическому планированию, или на заседаниях высших органов управления предприятием.
1.1.4. Внешние сервисные организации
Для уменьшения объема задач, возлагаемых на центральные отделы предприятия, в последнее время особенно интенсивно обсуждается вопрос о передаче подготовки решения вспомогательных управленческих задач сторонним консультационным фирмам или индивидуальным консультантам. Передача на сторону таких работ по поддержке управленческой деятельности в принципе целесообразна тогда, когда внешние консультанты могут предложить качественно лучшие и (или) более экономически выгодные условия. А для этого у внешних консультантов должна быть соответствующая квалификация. Кроме того, необходима "передаваемость" самих задач и готовность к этому руководства предприятия. Часто даже рекомендуется подключать внешних консультантов к процессу планирования и контроля. Они могут, например, разрабатывать новую или совершенствовать действующую информационную систему предприятия на базе ЭВМ, а также внедрять ее, как правило, совместно с работниками данного предприятия.
Помимо этого, прежде всего на мелких и средних предприятиях внешним консультантам могут быть переданы текущие вспомогательные задачи. Следует подумать, например, о текущих плановых и отчетных расчетах, которые могли бы выполнять сторонние специалисты. Содержательная подготовка, обсуждение, утверждение, доведение до исполнителей и ответственность за реализацию целевых, стратегических и оперативных планов, в первую очередь планов по прибыли и финансам, для предприятия в целом в любом случае возлагается на руководителей данного предприятия. Следует также проводить совещания по планированию и обсуждению результатов с привлечением внешних специалистов или представителей консультационных фирм.
Преимущества передачи части вспомогательных задач управления на сторону - прежде всего в использовании профессиональных знаний внешних специалистов, которые к тому же объективнее работников предприятия. Однако следует с осторожностью относиться к передаче внутрипроизводственной информации внешним экспертам.
